1. Impostare le Opzioni di Fatturazione

Dal menù, clicca prima su “Settings” e poi su “Billing Options“: dovresti trovarti in una pagina divisa in 4 sezioni:

  • Immediate Billing: attiva la fatturazione automatica. Vedi il prossimo capitolo.
  • Management Automatisms about Missing Data: Questa opzione determina la modalità con cui al cliente verrà richiesto di inserire i dati di fatturazione in seguito ad un acquisto. L’Opzione A non manda nessuna mail di sollecito; l’Opzione B manda 3 mail nei giorni successivi all’acquisto e, nel caso il cliente non compili i dati, emette una Ricevuta anziché una fattura dopo 3 giorni; l’Opzione C, invece, manda 5 mail nei giorni successivi all’acquisto ma non emette alcun documento fiscale se il cliente non compila i dati: starà poi all’amministrazione contattare i contatti che non lasciano i dati.
  • Reception of the notifications: spuntando questa opzione verrà inviata una copia dei documenti fiscali emessi alla mail con cui è stato creato l’account di ConversionControl.
  • Process events generated using ClickFunnel Backoffice: utile solo per chi utilizza Clickfunnels: spuntando l’opzione verrà emessa una fattura anche quando viene aggiunto manualmente un prodotto ad un contatto.

2. Creare e compilare i Profili di Fatturazione

Prima di creare e compilare il tuo profilo di fatturazione, assicurati di avere a portata di mano la tua Visura Camerale.

  • Apri, dalla voce “Invoicing” nel menù, “Invoicing Profile
  • Clicca su +New
  • Di seguito andiamo a vedere nel dettaglio cosa inserire nelle varie sezioni della pagina:

Profile Details

Questa sezione contiene tutti i dati dell’amministrazione e dell’azienda in questione. I dati necessari a compilare la sezione sono contenuti nella visura camerale e vanno compilati nella seguente maniera:

  • Profile Name: nome unico del profilo di fatturazione
  • Contact Person’s Name, Cell phone e Email: qui vanno inseriti i dati dell’amministrazione (o del commercialista)
  • Local Market: Mercato in cui si opera. Se non è presente nella lista, potete contattarci a questa mail: support@conversioncontrol.ai
  • Language: la lingua che verrà utilizzata per elaborare la fattura
  • Vat Default percentage: questa è l’opzione di default per la percentuale di IVA sui prodotti/servizi erogati. ATTENZIONE: ogni prodotto collegato a ConversionControl può essere impostato con una percentuale IVA diversa
  • Currency: la valuta utilizzata. Se non è presente nella lista, potete contattarci a questa mail: support@conversioncontrol.ai
  • Company Name, Address, Zip Code, City, Province, VAT ID (partita IVA) E Tax Code (codice postale): tutti i dati relativi all’azienda presente nella visura camerale.

I dati successivi sono OPZIONALI o OBBLIGATORI solo per le aziende Italiane: ti suggeriamo di confrontarti con la tua amministrazione o il tuo commercialista prima di compilarli

  • Country: Stato di residenza dell’azienda
  • Regime Fiscale: Le normali srl sono nel Regime Ordinario. In caso di dubbi, ti consigliamo di contattare il tuo commercialista.
  • Ufficio Provinciale REA, Numero REA: obbligatorio se è necessario fare fatturazione elettronica. Si trovano anch’essi nella parte iniziale della visura camerale.
  • Capitale Sociale, Società a Socio Unico: entrambe info presenti nella visura camerale. Il capitale sociale va scritto come un numero senza punti e virgole.
  • Rappresentante Fiscale, Identificativo Fiscale del Rappresentante Fiscale, Denominazione del Rappresentante Fiscale, Paese del Rappresentante Fiscale: se si opera in altri paesi oltre a quello indicato come stato di residenza, inserire qui le informazioni del Rappresentante Fiscale.

Numbers

Nella compilazione di questa sezione, la prima cosa che bisogna chiedersi è se vogliamo che le fatture provenienti da ConversionControl seguano una numerazione diversa da quelle emesse in altre maniere.

  • Nel caso la risposta sia “Sì, voglio che siano diverse“, allora basterà lasciare il campo “Last number of the issued Invoice/Receipt/Credit Note” a 0 e aggiungere, nei campi “Suffix”, una lettera o un altro suffisso alfanumerico che verrà anteposto alla numerazione dei documenti fiscali emessi da ConversionControl
  • Nel caso la risposta sia “No, voglio che segua la stessa numerazione” bisogna prima di tutto essere a conoscenza che ConversionControl, al momento, non è in grado di collegarsi con altri software di fatturazione ed è perciò impossibile rilevare se sono state emesse altri documenti fiscali (e questo può provocare una sovrapposizione delle fatture). Se si vuole utilizzare SOLO ConversionControl come strumento di fatturazione, allora basterà inserire, nei campi “Last number of the issued Invoice/Receipt/Credit Note” il NUMERO DELL’ULTIMO DOCUMENTO FISCALE RELATIVO EMESSO (se non ne sono stati emessi, inserire 0) e lasciare vuoti i campi “Suffix”

Nel caso sia richiesto dall’amministrazione, è possibile unificare i numeri di Fatture e Note di Credito spuntando la casella “Enable unified numbering for Invoices and Credit Notes”

Logo in the Invoice

In questa sezione è possibile caricare un logo (di peso massimo 2MB) che verrà mostrato nelle fatture emesse.

3. Collegare il Profilo di Fatturazione ai funnel già esistenti

È obbligatorio associare a tutti i funnel con dei prodotti il giusto profilo di fatturazione, altrimenti il sistema non saprà su che sistema rilasciare le fatture.

Per farlo, naviga nella schermata “Funnels“, seleziona il funnel da configurare ed entra in modifica cliccando sull’icona a forma di pennino. All’interno, andare nel sottomenù “Fiscal Settings” e selezionare il profilo di fatturazione corretto.

ATTENZIONE: Fino a quando non viene spuntata l’opzione “Live Mode” (nella stessa schermata) le fatture verranno emesse come test.

Se serve fare fatturazione elettronica, spuntare anche l’opzione “Electronic Invoice”

Attivare la Fatturazione Automatica

L’ultimo passaggio da fare, se si vuole attivare la fatturazione automatica, è andare nella schermata “Billing Options” e spuntare l’opzione “Enable Immediate Billing“.
Se l’opzione è disattivata, tutti i documenti fiscali emessi dalla piattaforma saranno visibili nella pagina “Purchases not yet invoiced

Per capire come testare ed utilizzare la sezione fatturazione, puoi leggere questo articolo.

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